TEMPO EXPRESS SAS LOGISITICA INTEGRAL
La empresa TEMPO EXPRESS SAS, en acatamiento a la normativa vigente acerca de la protección de datos personales en Colombia, especialmente la Ley 1581 de 2012; establece a través del presente documento las políticas de tratamiento y protección de datos personales, las cuales se aplicaran para todo acto de recolección, tratamiento, transferencia, transmisión, actualización, rectificación o cualquier otra acción, cualquiera sea, de tratamiento de los datos personales de CLIENTES, PROVEEDORES, RECURSO HUMANO y cualquier otra persona que tenga relación con TEMPO EXPRESS SAS.
TEMPO EXPRESS SAS sociedad identificadas con NIT. 901408668-0, debidamente inscritas en la Cámara de Comercio de Facatativá.
Para todos los efectos del tratamiento de datos personales, TEMPO EXPRESS SAS ostentará la calidad de responsables del tratamiento y podrán ser contactadas por los siguientes medios:
- Dirección: Calle 15 # 16 - 77, Piso 2 frente al Colegio Cooperativo de Funza Cundinamarca
- Teléfono: 8215218
- Email-s: sastempoexpress@gmail.com
CONTENIDO
- Objetivo de la Política de Tratamiento
- Definiciones para efectos de la Politica de Tratamiento Principios para el Tratamiento de los Datos
- Personales ámbito de aplicación
- Destinatarios y/o Responsables Autorización
- Tratamiento y Finalidades del Tratamiento Derechos de los titulares
- Deberes de los responsables
- Transmisión y transferencia de datos personales
- Transferencia de datos personales entre compañías vinculadas Procedimiento de consultas,
- Actualizaciones, rectificaciones Periodo de Vigencia
- Fecha de entrada en vigencia
- Transferencia de datos personales a compañias vinculadas
- Procedimientos consultas, actualización, rectificaciones y supresiones
- Periódo de vigencia de las bases de datos
- Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de los datos personales.
TEMPO EXPRESS S.A.S LOGISITICA INTEGRAL
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
TEMPO EXPRESS SAS, con la finalidad de garantizar a sus CLlENTES, PROVEEDORES, RECURSO HUMANO y cualquier otra persona que tenga relación con la empresa la adecuada utilización y tratamiento de sus datos personales y en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) sepermite presentar las Políticas de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Politica") de la empre6a en relación con la recolección, uso, transferencia y cualquier tratamiento de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.
A traves de esta política, TEMPO EXPRESS SAS indica los lineamentos generales adoptados para el uso adecuado y la protección de los datos personales de los titulare9, así como la finalidad de la recolección de la ínformación,Ios derechos de los Titulares, el área responsable de atender las quejas y reclamos, asf como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.
TEMPO EXPRESS SAS en cumplimiento del derechoconstitucional al Habeas Data“, solo recolecta Datos Personales y datos sensibles, cuando asi haya sido autorizado previamente por su Titular o cuando la Ley expresamente asi lo autorice, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos personsles.
2. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POL(TICA DE TRATAMIENTO
Conforme al artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamientode los datos. En el presente caso TEMPO EXPRESS SAS será Responsable del tratamiento de los datos personales, según aqui se establece.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar acabo el tratamiento de datos personales.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supiesión.
Dato Sensible: Aquellos que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo los concernientes a la salud, sexo, filiación politica, entre otros.
Dato Semlprlvado: aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no solo a eu titular sino además, acierto sector de personas o a la sociedad en general.
Dato Público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Iey o de la Constitución Política de Colombia y aquel dato fue no sea semíprivado, privado o sensible.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Transmisión: Tratamiento de datoe personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le será aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación de manera gratuitau onerosa, a una persona diferente al titular del dato o distinta del responsable autorizado por el titular.
Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de etla se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la Iey y demás normatividad aplicable.
Procedimiento de disociación: Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales,a partir de los cuales se determinan acciones y criterioe para dar solución a la posiblecolisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y la Jurisprudencia de la Corte ConGtitucional, los principios que rigen el Tratamiento delos Datos Personales son:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento aque se refiere la Iey 1581 y la Ley 1266 de 2008 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrallen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de datos que realiza TEMPO EXPRESS SAS atiende una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular previo a la recopilación dalos datos personales o eensibles.
c) Principio de libertad o consentimiento informado: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: Los datoa sujetos a Tratamiento deben corresponder a situaciones reales, veraces, deben ser comprensibles, exactos ycompletos, conforme a lo entregado por el titular de la misma.
e) Prlnciplo de incorporación: Tratándose de información financiera y crediticia, comercial y/o de servicios y cuando la recolección de dicha información personal enbases de datos signifique situaciones ventajosas para su titular, el operador de la base de datos deberá incorporarlos.
f) Principio de acceso y circulación restringlda: El Tratamiento de los datos personales y/o sensibles está sometida los limites específicos determinados por el objeto de cada base de datos, por la autorización del titular y el principio definalidad.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Iey, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, párdida,consuIta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de caducidad o temporalidad: Tratándose de información financiera y crediticia, comercial y/o de servicios, la información desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de datos, de forma definitiva, con base sn criterios de razonabilidad y oportunidad; así mismo, para cualquier dato personal, una vez desaparezcan las causas que justificaron el acopio y administración de la información del titular, deberá cesar su uso.
i) Principio de necesidad: La información personal concemida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos.
j) Principio de Individualidad: Las bases de datos recaudadas de manera independiente deben conservarse de esa manera.
k) Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restriccione6, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
l) Confidencialidad: TEMPO EXPRESS SAS y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal y/o sensible, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de los mismos. obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual o el vínculo comercial o de cualquier otra índole.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La Política se aplicará al tratamiento de datos personales y datos sensibles, efectuado dentro del territorio colombiano o por fuera de úl, en virtud de los tratados internacionales, lasrelaciones contractuales, alianzas, o cualquier otra forma de vinculación.
5. DESTINATARIOS Y/O RESPONSABLES.
Las políticas oontempladas se aplicarán y obligarán a las siguientes personas: Representante legal de TEMPO EXPRESS SAS.
- a. Revisor Fiscal y/o contador(a) de TEMPO EXPRESS SAS
- b. Personal interno de TEMPO EXPRESS SAS, directivos o no,cuyos datos sean objeto de tratamiento en virtud de su relación laboral o contractual, en particular quienes custodien, traten, tene°n acceso o cualquier otra forma de relacionamiento con las bases de datos de las empresas.
- c. Contratistas, personas naturales, personas jurídicas, consorcios, uniones temporales o cualquier otra, que presten sus servicios a TEMPO EXPRESS SAS bajo cualquier modalidad de vinculación o relación comercial, en virtud de las cuales se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal o sensible propios, tratándose de personas natural, o de terceros, como sus empleados, representantes, agentes y/o contratistas.
- d. Cualquier persona con la cual exista una relación legal de orden estatutario, contractual, de servicios o cualquier otra.
- e. Terceros de quienes TEL\PO EXPRESS SAS ha obtenido legalmente información.
- f. Usuarios de TEMPO EXPRESS SAS
- g. Vieitantes de las sedes de TEMPO EXPRESS SAS
- h. Las demas personas que establezca la ley.
6. AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN
TEMPO EXPRESS SAS requiere para llevar a cabo el adecuado tratamiento de los datos de los DESTINATARIOS descritos en el numeral anterior, autorización libre, expresa del titular o su representante, para realizar el uso de los datos del titular, sin perjuicio de la posibilidad de realizar el tratamiento sin dicha autorización en los casos previstos en la ley.
La autorización podrá constar en cualquier medio, como documento físico, electrónico o en cualquier formato que permita su posterior consulta. La autorización se entenderá como el consentimiento informado emitido de manera libre y consciente por el titular o su representante, donde se declara también que TEMPO EXPRESS SAS suministró la siguiente información:
- El tratamiento al que será sometidos sus datos personales y la finalidadespeclfica del mismo
- El tiempo por el cual será tratados sus datos personales
- Los derechos que le asisten como titular
- Los diferentes canales de comunicación en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o Encargado del tratamiento.
TEMPO EXPRESS SAS, en su calidad de responsable de los datos recolectados y tratados deberá conservar prueba de la autorización emitida por el Titular y/O 9u representante, la cual deberá estar disponible en todo momentopara la consulta de los mismos.
6.1 SITUACIONES EN LAS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN.
La autorización descrita en el numeral anterior, no será necesaria en los siguientes casos:
- a) El tratamiento comprenda la transferencia de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- b) El tratamiento se realice sobre datos de naturaleza pública.
- c) El tratamiento se realice en casos de urgencia módica o sanitaria.
- d) El tratamiento 6e realice para fines históncos, estadísticos, científicos y de seguridad publica.
6.2 SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
Los datos personales, podrán se suministrados únicamente a las siguientes personas:
- a) Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
- b) A las entidade9 públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- c) A los terceros autorizados por el titular de manera escrita, y/o los terceroeautorizados por la Ley.
7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDADES
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de TEMPO EXPRESS SAS, en calidad de responsable o encareadode los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.
DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.
TEMPO EXPRESS SAS tratará los datos personales de sus empleados, pasantes, aprendices, y personas que se postulen para vacantes de la siguiente manera:
- Gerente hlacional de0 oraciones de GH
- Coordinadora Ncnl. de SGSST
I. Tratamiento antes de la relación laboral.
TEMPO EXPRESS SAS informarán, de manera previa a lae personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrán la autorización requerida para recolectar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceeo, de conformidad con esta Política y la autorización efectivamente otorgada por el Titular.
TEMPO EXPRESS SAS una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular.
La información obtenida por TEMPO EXPRESS SAS respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente loe resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, si fuere el caso, será eliminados de sus sistemas de informasión, dando asf cumplimiento al principio de finalidad.
II. Tratamiento de datos durante relaciones laborales u obras por encargo.
TEMPO EXPRESS SAS almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados, encargados u cualquier otra forma de vinculación con las empresas, en una carpeta virtual y/o ffsica identificada con el nombre de cada uno de ellos, donde se depositará la documentación respectiva a cada persona.
III. Tratamiento de datos después de terminada la relación laboral.
Terminada la relación laboral. cualquiera que fuere la causa, TEMPO EXPRESS SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo físico o virtual seguro, para las finalidades autorizadas por la Iey y/o el titular.
IV. Finalidades del tratamiento
TEMPO EXPRESS SAS En cualquiera de estos casos, el tratamiento de datos personales se realizará para todas o aleunas de las siguientes finalidades, según sea autorizado por el Titular o la Ley:
Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, asf como a las autoridades competentes que aef lo requieran.
- Compartir con terceros que colaboran con la Compañia y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como -sin ser limitantes- proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
- Velar por la seguridad y adecuada prestación de los servicios y productos de TEMPO EXPRESS SAS o cualquier otro tercero vinculado de manera directa o indirecta con TEMPO EXPRESS SAS.
- Ejecutar los contratos que la empresa ha suscrito.
- Cumplir las obligaciones tributarias, laborales, y de seguridad social derivadas de dicha relación laboral o contractual.
Soportar y realizar los procesos de auditoría y seguimiento da la Compañía.
- Emitir certificaciones, diplomas o documentos similares o afines.
Verificar la situación legal del RECURSO HUMANO.
- Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial o de cualquier otra índole entre TEMPO EXPRESS SAS y el Titular.
8. DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de TEMPO EXPRESS SAS, en calidad de responsable o encareadode los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.
I. Tratamiento antes de la relación contractual.
TEMPO EXPRESS SAS informarán, de manera previa a las personas interesadas en participar en un proceso de contratación, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales propios o de terceros (empleados, representantes, etc.) que suministre el interesado, asi como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrán le autorización requerida para recolectar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso, de conformidad con esta Política y la autorizaciónefectivamente otorgada por el Titular.
TEMPO EXPRESS SAS una vez agote el proceso de contratación, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular.
La información obtenida por TEMPO EXPRESS SAS respecto de quienes no fueron seleccionados, podrán ser retenidos para futuros procesos de contratación.
II. Tratamiento de datos durante relaciones contractuales.
TEMPO EXPRESS SAS almacenan los datos personales e información personal obtenida del proceso de contratación por proveedores o contratistas personales naturales, o con los empleados, representantes o contratistasde estos o de contratistas personas jurídicas, en una carpeta virtual y/o física identificada con el nombre de cada uno de ellos, donde se depositará la documentación respectiva a cada contratista o proveedor.
III. Tratamiento de datos después de tenziinada la relación contractual.
Terminada la relación contractual, cualquiera que fuere la causa, TEMPO EXPRESS SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de contratación y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo físico o virtual seguro.
IV. Finalidades del tratamiento
En cualquiera de estos casos, el tratamiento de datos personales se realizará para todas o algunas de las siguientes finalidades, según sea autorizado por el Titular o la Ley:
Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer sus servicios,seminarios, productos o cualquier otro, propio o de terceras personas.
- Implementar programas de fidelización. Realizar estudios de mercado
- Realizar estudios para análisis de Riesgo Psicosocial y/o de otros riesgos Almacenamiento y Análisis de Bases de Perfiles Sociodemogróficos
- Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionalesdirectamente o en asocio con terceros.
- Realizar seguimiento, acercamiento y/o creación de futuras relacionescomerciales. Actividades de georreferencíación y estudios estadísticos.
- Verificación de datos a travgs de consulta a basss de datos públicas o centrales ds riesgos.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que asi lo requieran.
- Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumpllmiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como -sin ser limitantes- proveedores de servicios de mensajería, agencias da publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
Velar por la seguridad y adecuada prestación de los servicios y productos de TEMPO EXPRESS SAS o cualquier otro tercero vinculado de manera directa o indirecta con TEMPO EXPRESS SAS.
- Ejecutar los contratos que la empresa han suscrito.
- Cumplir las obligaciones tributarias derivadas de dicha o contractual.
- Soportar y realizar los procesos de auditoría y seguimiento de la Compañía.
- Emitir certificaciones, diplomas o documentos similares o afines.
Verificar la situación legal de los proveedores o contratistas.
- Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial o de cualquier otra Índole entre TEMPO EXPRESS SAS y el Titular.
Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como, detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
C) DATOS PERSONALES DE USUARIOS.
Los datos personales de los usuarios y potenciales usuarios de TEMPO EXPRESS SAS se recolectarón y tratarán para los fines establecidos en el presente documento y será almacenados en un archivo físico o virtual seguro.
El tratamiento de datos personales se realizará para todas o algunas de las siguientes finalidades, según sea autorizado por el Titular o la Ley:
Realizar campafias de publicidad y mercadeo para ofrecer sus servicios, seminarios, produstos o cualquier otro, propio o de terceras personas.
Implementar programas de fidelización.
- Realizar estudios de mercado
Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
Actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.
Realizar seguimiento. acercamiento y/o creación de futuras relaciones comerciales Verificación de datos a traves de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que asi I° ° 9Uleran.
- Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como —sin ser limitantes- proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros,
Velar por la seguridad y adecuada prestación de los servicios y productos de TEMPO EXPRESS SAS o cualquier otro tercero vinculado de manera directa o indirecta con TEMPO EXPRESS SAS.
- Ejecutar los contratos que la empresa han suscrito.
- Cumplir las obligaciones tributarias derivadas de dicha o contractual.
Soportar y realizar los procesos de auditoría y seguimiento de la Compañía.
Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial o de cualquier otra índole entre TEMPO EXPRESS SAS y el Titular.
D) DATOS PERSONALES DE VISITANTES.
Los datos personales de los visitantes a las sedes de TEMPO EXPRESS SAS se recolectarán y tratarán para los fines establecidos en el presente documento y será almacenados en un archivo físico o virtual seguro.
El tratamiento de datos personales se realizará para todas o algunas de las siguientes finalidades, según sea autorizado por el Titular o la Ley:
- Controlar el acceso y permanencia en las distintas sedes de TEMPO EXPRESS SAS.
- Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
- Realizar seguimiento, acercamiento y/o creación de futuras relaciones comerciales
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
- Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como -sin ser limitantes- proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías. entidades bancarias, entre otros.
Velar por la seguridad de las instalaciones y adecuada prestación de los servicios y productos de TEMPO EXPRESS SAS o cualquier otro tercero vinculado de manera directa o indirecta con TEMPO EXPRESS SAS.
Soportar y realizar los procesos de auditoría y seguimiento de la Compañía.
Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial o de cualquier otra índole entre TEMPO EXPRESS SAS y el Titular.
DATOS PERSONALES RESPECTO DE LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA.
Los datos personales de empleados, contratistas, proveedores y visitantes que accedan a las sedes de TEMPO EXPRESS SAS se recolectarány tratarán para los fines establecidos en el presente documento y será almacenados en un archivo físico o virtual seguro.
El tratamiento de datos personales se realizará para todas o algunas de las siguientes finalidades, según sea autorizado por el Titular o la Ley:
Controlar el acceso y permanencia en las distintas sedes de TEMPO EXPRESS SAS.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autortdades competentes que así lo requieran.
Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como —ein ser limitantes- proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
- Velar por la seguridad de las instalaciones y adecuada prestación de los servicios y productos de TEMPO EXPRESS SAS o cualquier otro tercero vinculado de mansra directa o indirecta con TEMPO EXPRESS SAS.
Soportar y realizar los procesos de auditoria y seguimiento de la Compañía.
Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial o de cualquier otra índole entra TEMPO EXPRESS SAS y el Titular.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
Los titulares de los datos personales que se encuentren en las bases de datos que reposen en las ba9es de datos de TEMPO EXPRESS SAS, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley.
El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales 9°e regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habaas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo lasexcepciones de Iey. De acuerdo con lo anterior; los titulares de la información tendrán derecho a:
- Derecho a obtener toda la información, actualizar, rectificar, modificar, consultar en cualquier momento frente a TEMPO EXPRESS SAS sus propios datos personales en cualquier momento, que considere parciales, insxactos, incompletos, fraccionados o que considere inducen a error.
- Derecho a obtener la información respecto del tratamiento aplicado a sus datos personales, la finalidad el tratamiento, la ubicación de las bases de datos, las cesiones y usos en general dados a los mismos.
- Derecho a cancelar sus datos personales o supnmirlos cuando considere que sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Iey o contractualmente pactados en contrario.
- Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a TEMPO EXPRESS SAS.
- Derecho a revocar el consentimiento o la autorización que habilita el tratamientode sus datos, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Iey o contractualmente pactados en contrario.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan s'ido objeto de Tratamiento
- Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o ante la entidad que fuere competente, quejas y reclamos, previo al agotamiento del ejercicio de su derecho frente a TEMPO EXPRESS SAS.
- Derecho de ser representado por cualquier persona con capacidad absoluta para ello, lo cual deberá ser acreditado de manera escrita.
9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LAS BASES DE DATOS.
TEMPO EXPRESS SAS o cualquiera de los destinatarios de estas políticas, cuando asuman la calidad de responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes:
- a) Garantizar al T‘ltular, en todo tiempo. el plano y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Iey, copia dela respectiva autorización otorgada por el Titular.
- c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado ofraudulento.
- e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a los datos otorgados por el Titular.
- f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por el Titular se mantenga actualizada.
- g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, sagún el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento estg previamente autorizado de conformidad con lo previsto en lapresente Iey.
- i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaaión del Titular.
- j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los terminos señalados en la presente Iey.
- k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada Información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
- p) Llevar un registro de aquellos datos que han sido modificados y las respectivas modificaciones, las cesiones da datos y transmisión de los mismos
- q) Abstenerse de usar aquellos datos que estén siendo controvertidos por el TITULAR o su representante o que la entidad judicial o administrativa competente hubiere ordenado no usar.
- r) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas designadas para ello.
- s) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información ycancelación de la base de datos.
- t) Realizar un historial donde consten los datos inactivos, al cual de igual manera deberá ser custodiado.
- u) Llevar un registro organizado de las solicitudes realizadas por los TITULARES osus representantes y las respuestas ofrecidas a los mismos.
10. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIADE DATOS PERSONALES
TEMPO EXPRESS SAS podrán remitir los Datos Personales a su cargo a terceros o Compañías VinculadaG, residentes en Colombia o en el exterior, encalidad de Encargados, para proporcionar servicios de apoyo en el Tratamiento de los Datos Personales, con la finalidad de proteger de forma apropiada la información personal. Dicho procesamiento podrá hacerse por las figuras de Transferencia o Transmisión de los Datos Personales.
11. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A COMPAÑÍAS VINCULADAS
TEMPO EXPRESS SAS, previa Autorización del Titular, podrán transferir información entre ellas y con otras compañías vinculadas, las cuales residen en Colombia. Dicha transferencia, se podrá hacer, entre otras, con el objetivo de consolidar información en los Sistemas de Información o Bases de Datos de cada compañía, para fines comerciales análisis de datos, auditorías, tanto internas como externas, investigación y desarrollo de nuevos productos, mejora de los servicios de la Compañía y desarrollo de eventos de mercadotecnia.
Así mismo, la Compañía podrá Transferir la información de las Bases de Datos, en caso de que se llegue a un acuerdo o transacción de fusión o adquisición a la que Ilegue TEMPO EXPRESS SAS o sus vinculadas con un tercero.
12. PROCEDIMIENTOS CONSULTAS, ACTUALIZACION, RECTIFICACIONES Y SUPRESIONES.
Los Titulares de los Datos Personales o sus representantes, podrán en cualquier momento, consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de los datos custodlados por TEMPO EXPRESS SAS, para lo cual se fija el siguiente procedimiento:
a) El titular del dato y/o su representante interesado en el ejercicio de sus derechos, deberá acreditar tal condición, mediante copia del documento pertinente. Para el caso de los titulares, lo anterior deberá ser acreditado mediante cédula de siudadanía, pasaporte, cádula de extranjería, registro civil. Los representantes, deberán comprobar tal situación a traves de poder especial y/o poder general debidamente reconocido ante notario, certificado de existencia y representación — socios-, registro civil o sentencia judicial que asf lo determine.
Los anteriores documentos, podrán ser suministrados a TEuPo EXeRESS SAS, por medio físico o digital a las áreas responsables de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, las cuales podrán ser contactadas en los siguientes correos electrónicos: sastempoexpress@gmail.com
b) PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS: La solicitud de ejercicio de cualquiera de los dereshos antes mencionados deberá contener mfnimamente lo siguiente:
- - Nombre e identificación del titular del dato personal y de sus representantes deser el caso, soportado a través de los documentos indicados en el literal a del presente.
- - Petición concreta y precisa, en la cual se especifique el motivo y contenido de la misma, esto es, si lo que se pretende es una consulta, actualización de información, rectificación o solicitud de supresión de los datos personales; así como los razonamientos o justificaciones de la petición.
- - Dirección ffsica y/o electrónica en la cual autoriza las notificaciones respectivas.
- - Documentos que soportan la solicitud
c) Una vez recibida la solicitud por parte de TEMPO EXPRESS SAS y se constate que la misma configura un reclamo, se dispondrá sobre ella o en la misma la leyenda “reclamo en t/dm/te", lo cual se mantendrá hastaque sea decidido.
d) En caso que falte alguno de los requisitos antes mencionados en el literal c o cualquier otra información necesaria para responder la solicitud, TEMPO EXPRESS SAS lo comunicará al interesado dentro de los diez (10) dfas hábiles siguientes a la recepción de su solicitud, con el fin que sean subsanados por elTITULAR o su representante.
e) Sí pasado el término de dos (02) meses desde la fecha del requerimiento realizado por TEMPO EXPRESS SAS, el TITULAR o su representante no suministra la información requerida o subsana los requerimientos,se entenderá que desistió de la solicitud inicial.
TEMPO EXPRESS SAS contarán con el término de diez (10) dlas hábiles para dar respuesta a la solicitud realizada por el TITULAR o sus representantes, si la misma es una consulta, o con quince (15) dfas hábiles si fuere unreclamo. Estos términos se contarán desde el requerimiento realizado por TEMPO EXPRESS SAS para que el TITULAR o su representante subsane los requisitos o suministre la información requerida por TEMPO EXPRESS SAS, siempre que los términos antes indicados nopudieran ser cumplidos, esta situación se informará al solicitante antes del vencimiento del término.
PARÁGRAFO PRIMERO: TEMPO EXPRESS SAS informa a los TITULARES de la información, que no procederá la solicitud de supresión de la información y la revocatoria ds la autorización, cuando el TITULAR tenga vigente un deber contractual o extracontractual con TEMPO EXPRESS SAS y cuando exista algún requenmiento judicial o administrativo frente al dato personal del TITULAR.
13. PERIÓDO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos enunciadas en el presente documento tendrán una duración de veinte
TEi\gPO EXPRESS S.A.S LOGISITICA INTEGRAL Fecha nov-21-'NIT. 901408668a Versión 2
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
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- ELABORA: Alejandra Suarez A Auxiliar Admón. SST.
- POLITICA PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Czulgo P&12-TTOPE-TEX
- REVISA: Diego Alexander Naranjo Súnshez
- APRUEBA: Natall Salcedo Y Gerente Nacional de0 raciones de GH - Coordinadora Ncnl. de SGSST
(20) años contados a partir de la obtención del dato personal respectivo, lo anterior salvo el caso de que el titular o el responsable tenga un deber legal o contractual que amerite la permanencia en la base de datos por un término postenor.
14. Fecha de entrada en vigencia de la politica de tratamiento de los datos personales.
Las presentes políticas de tratamiento de datos personales rigg artir del VEINTICUATRO DE ENERO DE DOS M)L VEINTI DOS - (24 - 01 - 2022
